Có một câu thành ngữ nổi tiếng: “Muốn biết phải hỏi, muốn giỏi phải học”. Hãy cùng mình tìm hiểu kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp như thế nào cho hay và dẫn dắt được câu chuyện một cách tốt nhất nhé!
Chúng ta thường xuyên phải sử dụng nhiều câu khác nhau để hỏi người khác mà đa số chúng ta cũng không ý thức được câu hỏi của mình hiện có tác dụng gì. Trên thực tế, có rất nhiều loại câu hỏi với những chức năng khác nhau và chúng được bộc lộ qua cách trả lời của người được hỏi. Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi sử dụng đặt câu hỏi, khi nào nên hay không nên sử dụng chúng.
Các câu hỏi thường gặp nên biết trong kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời thường rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi bạn của bạn rằng: “Bạn có thích xem phim hoạt hình không?” thì câu trả lời sẽ nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”. Còn với câu hỏi: “Bạn sống ở đâu?” theo như thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn sinh sống.
Câu hỏi mở sẽ dẫn đến các câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào trọng tâm kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn còn có thể sử dụng các cụm từ như: “Quan điểm của bạn về chuyện này như nào…” hay “Hãy kể cho tôi nghe về việc…” để đặt câu hỏi mở nhé.
Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp sau đây:
- Phát triển một cuộc trò chuyện mở: “Anh có dự định gì cho mùa hè chưa?”
- Trong việc tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công?”
- Tham khảo một số ý kiến người khác: “Anh nghĩ như thế nào về cách giải quyết này của tôi?”
Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả hơn trong trường hợp bạn muốn:
- Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc của người khác: “Vậy trong trường hợp nếu tôi đạt trình độ này, tôi có được tăng lương không?”
- Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định chung nhất: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”
- Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ của khách sạn không?”
Câu hỏi đóng nếu được đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này trong trường hợp câu chuyện đang trôi chảy để tăng hiệu quả giao tiếp.
Câu hỏi “hình nón”
Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung chung, sau đó mới dần đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này thường phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng.
Ví dụ:
- Có bao nhiêu người đã tham gia vào trận ẩu đả?
- Khoảng 10?
- Người lớn hay trẻ em?
Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đang đội một chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV.
Nếu điều tra viên chỉ hỏi những câu hỏi mở ví dụ như: “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?” thì ta có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.
Câu hỏi hình nón thường hữu dụng cho các tình huống:
- Tìm hiểu thêm một số thông tin về một chi tiết cụ thể
- Thu hút hoặc làm gia tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn
Câu hỏi thăm dò
Sử dụng câu hỏi thăm dò là một trong những kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp nhằm tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể nào đó để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Để đặt câu hỏi thăm dò một cách hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 vì sao” (5 whys) – một phương pháp siêu hiệu quả giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.
Câu hỏi thăm dò thường được sử dụng khi:
- Làm rõ toàn bộ vấn đề để có thể hiểu thấu đáo câu chuyện.
- Lấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng trong việc tránh né không tiết lộ cho bạn biết.
Câu hỏi tu từ
Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì nó thường không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi: “Mẫu thiết kế của John thực sự sáng tạo phải không?”
Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì lý do muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện: “Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp có sự sáng tạo như thế!” – hơn thế nữa là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng: “John là một nhà thiết kế rất sáng tạo”.
Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt nhằm thu hút người nghe.
Kết luận
Như vậy, để có được kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp hiệu quả, ngoài việc chú ý những câu hỏi sử dụng, bạn còn cần phải quan sát thái độ, biểu cảm của người được hỏi và hoàn cảnh giao tiếp. Có những trường hợp sử dụng các câu hỏi đóng hiệu quả nhưng cũng có những lúc làm cho cuộc hội thoại kết thúc một cách nhanh chóng. Hãy vận dụng những phương pháp đặt câu hỏi này sao cho hợp lý nhé.
